Merancang Kantor Masa Depan yang Tak Mudah Ketinggalan Jaman

Oleh Iva Durakovic, Christhina Candido, dan Samin Marzban (360info)

KUNCI dari kantor di masa depan adalah fleksibilitas – bukan hanya fleksibilitas mengenai tempat orang bekerja, namun juga bagaimana mengatasi tantangan yang dihadapi pekerja dan pengusaha, dengan mempertimbangkan ruang kerja fisik, keragaman kebutuhan masyarakat, dan kekuatan teknologi.

Bagi banyak orang, penataan ulang rutinitas kerja akibat Covid-19 masih terus berlanjut, bahkan setelah kehidupan sehari-hari sebagian besar tampaknya telah kembali seperti sebelumnya. Namun dalam prosesnya, hal ini telah mengungkap beberapa kelemahan dan kekuatan – dan kemungkinan – dalam cara orang berhubungan dengan tempat kerja mereka, khususnya lingkungan kantor. Hal ini juga menyebabkan ketegangan yang berkelanjutan. Pengusaha menuntut pengembalian penuh pekerja ke kantor. Karyawan mengharapkan pengaturan kerja yang fleksibel seperti bekerja dari rumah dan kantor yang benar-benar memungkinkan mereka bekerja lebih baik.

Pada saat yang sama, teknologi mengubah sifat pekerjaan secara keseluruhan. AI dan teknologi lainnya idealnya membebaskan kita untuk memprioritaskan tugas-tugas bernilai tinggi. Oleh karena itu, lingkungan kantor masih diperlukan untuk pembelajaran antarpribadi dan waktu – namun dalam kondisi yang berbeda dibandingkan masa lalu.

Penelitian terbaru di Australia mengenai desain tempat kerja dan psikologi lingkungan menunjukkan beberapa cara untuk memikirkan kembali bagaimana ruang kantor digunakan dan apa arti fleksibilitas.

Inti dari temuan ini adalah gagasan tentang keterikatan masyarakat terhadap tempat dan ‘penentuan tempat’. Konsep ini berhubungan langsung dengan produktivitas dan efektivitas – yaitu, seberapa besar tempat kerja memungkinkan kita bekerja lebih baik.

Perusahaan pengembangan properti Australia, Mirvac, menciptakan lantai kerja eksperimental di kantor pusatnya di Sydney pada tahun 2022 untuk menguji jenis ruang fisik dan teknologi apa yang paling efektif dalam mendukung pekerjaan hybrid yang lancar. Desainer menciptakan berbagai ruang kerja menggunakan furnitur, sumber listrik yang dapat disesuaikan, Wi-Fi, dan teknologi seluler untuk memfasilitasi tugas berbeda di setiap area. Tim diberi satu instruksi: memilih ruang dan menggunakannya dalam jangka waktu yang ditentukan.

Hal spesifik mengenai bagaimana, mengapa dan kapan mereka menggunakan ruang tersebut diserahkan kepada mereka.

Studi kami mengenai uji coba ini menggarisbawahi pentingnya lingkungan yang responsif dan dinamis untuk meningkatkan produktivitas tim berkinerja tinggi. Kemampuan untuk mengkonfigurasi ulang elemen kantor memungkinkan pengguna membentuk kebiasaan dan pola kerja baru. Fleksibilitas ini – dipadukan dengan fungsi ruang yang jelas dan kepemimpinan kuat yang memberdayakan gaya kerja karyawan – memaksimalkan kemampuan teknologi dalam mendukung konektivitas dan kolaborasi tim. Banyak pekerja yang mengevaluasi kembali waktu dan biaya perjalanan ke kantor.

Perhitungan tersebut melibatkan beberapa pertanyaan mendasar: Berapa banyak pembelajaran, bimbingan, dan pertumbuhan yang saya peroleh dari interaksi pribadi yang dimungkinkan di kantor? Seberapa terhubung, selaras, didukung, aman dan tenteram – serta bangga – yang saya rasakan di lingkungan ini?

Kantor di rumah atau lingkungan kerja lainnya, yang dibangun berdasarkan kebutuhan selama puncak pandemi, sering kali lebih cocok untuk pekerjaan individu dan sangat terfokus dibandingkan dengan apa yang ditawarkan kantor pada umumnya.

Pengusaha perlu mempertimbangkan bagaimana menanggapi perubahan ekspektasi ini. Sebelum memaksa pekerja kembali bekerja penuh waktu ke lingkungan terbuka yang sama, mereka harus mengevaluasi apakah ruang tersebut sesuai dengan tujuannya dalam hal tugas, kesehatan, dan kesejahteraan penghuni yang mereka dukung.

Memprioritaskan pengalaman pengguna, menyempurnakan ruang kerja untuk mendukung kebutuhan pengguna, dan merancang untuk kesehatan dan kesejahteraan akan memberikan tingkat kepuasan, produktivitas, dan kreativitas yang lebih tinggi.

Koneksi ke tempat kerja

Tempat kerja fisik terikat dengan jiwa manusia yang lebih dalam sebagai tempat yang aman, memiliki, dan melakukan ritual.

Kita semua beroperasi sampai tingkat tertentu melalui mekanisme yang oleh para psikolog lingkungan disebut sebagai 'keterikatan terhadap tempat' (ikatan emosional yang kita bentuk dengan tempat-tempat fisik dan simbolik seiring berjalannya waktu) dan 'identitas tempat', suatu aspek diri yang berkaitan dengan preferensi, nilai-nilai, dan preferensi kita. perasaan dan tujuan – pada dasarnya, hubungan yang melekat antara orang dan tempat.

Koneksi ke suatu tempat adalah bagian dari ‘pengkabelan otak’ kita untuk menyelesaikan tugas – cara kita menjalani rutinitas dan melakukan transisi antara berbagai jenis pemikiran. Kantor merupakan wadah untuk membentuk jaringan dan komunitas profesional.

Kemampuan kita untuk membaca isyarat non-verbal, untuk mendengar dan merasakan 'getaran' tim, organisasi, dan manajemen kita meyakinkan kita. Hal ini mendasari keaslian interaksi kita, memupuk tingkat kepercayaan dan ikatan budaya yang lebih dalam melalui pengalaman bersama. Ikatan tersebut membantu kita memahami bahwa kita adalah bagian dari komunitas.

Penelitian yang menelusuri pengalaman bekerja dari rumah bagi para pekerja di Australia selama masa lockdown akibat Covid-19 di Australia pada tahun 2020 mengungkapkan betapa tertanamnya lingkungan fisik kantor bagi para pekerja di bidang pengetahuan.

Bagi para manajer, terputusnya hubungan dari lingkungan kantor mengurangi inti kemampuan mereka dalam melakukan pekerjaan – mengelola orang – dan memengaruhi rasa identitas profesional mereka.

Bagi karyawan, khususnya generasi muda, pandemi ini menegaskan hal yang sering dimanfaatkan saat ini untuk membawa pekerja kembali ke kantor: keterhubungan, persahabatan, dan keamanan psikologis yang menyertai rasa memiliki terhadap tempat kerja.

Membangun kepercayaan

Salah satu pendorong terbesar yang mendorong kembalinya karyawan ke kantor adalah kurangnya kepercayaan dari para pemimpin, yang selalu menjadi penghalang bagi cara-cara kerja yang baru. Manajer ingin mengendalikan karyawan dengan ketat. Namun manajemen yang terlalu mengontrol dan tidak percaya berkorelasi langsung dengan tingginya pelaporan bahaya psikososial, termasuk lingkungan kerja fisik yang buruk, kurangnya keadilan organisasi, dan lemahnya hubungan di tempat kerja – tidak ada satupun yang mendukung kinerja positif. Rasa percaya individu dari rekan kerja memegang kunci dalam hampir semua hal – hal ini memengaruhi hubungan dan kohesi seseorang dengan tim, menegaskan nilai mereka terhadap tim, dan mendorong otonomi dan kepemilikan pekerjaan yang lebih besar.

Orang-orang merasa lebih kreatif, bersemangat, dan mampu mengerjakan tugas kolaboratif dan menghasilkan ide ketika mereka bersama secara fisik.

Kecerdasan emosional mungkin menjadi garda depan bagi AI dan sistem digital lainnya, namun tidak ada yang bisa menggantikan respons manusia yang dipicu oleh pertemuan tatap muka secara nyata.

Pilihan yang jelas

Pengalaman beradaptasi dengan rutinitas kerja dan teknologi baru selama pandemi telah mengubah jalur saraf kita secara mendasar. Orang-orang telah menyesuaikan gaya kerja mereka untuk menyesuaikan alat dan ruang yang optimal untuk berbagai tugas – konferensi video sangat bagus untuk transfer informasi, namun tatap muka lebih baik untuk memicu kreativitas, sedangkan kantor di rumah ideal untuk pekerjaan yang sangat terfokus dan jangka panjang.

Meskipun pekerjaan tatap muka dapat meningkatkan koneksi, berbagi pengetahuan, dan kreativitas, aktivitas kerja individu lainnya terbukti lebih efektif bila dilakukan di tempat lain. Kerja jarak jauh adalah keterampilan yang dapat kami tingkatkan seiring waktu. Penelitian kami menunjukkan bahwa berfokus pada panduan dalam parameter fungsional yang jelas akan memberdayakan tim untuk memaksimalkan ruang kerja dan gaya kerja mereka – dibandingkan memaksakan pengalaman standar. Pengalaman positif secara alami muncul dalam kerangka alat dan dukungan yang optimal.

Pilihan mengenai di mana, bagaimana, dan kapan kita bekerja juga telah membuka peluang yang lebih besar bagi pekerja dengan kelainan saraf dan pekerja penyandang disabilitas atau tanggung jawab lain yang bersaing, sehingga memungkinkan mereka untuk mengelola kebutuhan mereka secara mandiri untuk mendapatkan hasil kerja yang optimal. Sebuah studi yang berbasis di Australia mengenai dampak bekerja dari rumah menemukan manfaat langsung jangka panjang bagi pekerja penyandang disabilitas.

Dari sudut pandang karyawan, fleksibilitas berarti otonomi, pilihan, dan integrasi yang lebih baik antara pekerjaan dan kehidupan. Bagi perusahaan, tidak ada satu solusi yang tepat, namun menaruh kepercayaan pada tim Anda, mendukung gaya kerja mereka dengan alat dan ruang yang tepat, dan memberikan dukungan struktural agar hubungan mereka berkembang akan menjadi hal yang membuat mereka kembali bekerja.***

• Iva Durakovic adalah arsitek interior dan dosen di Fakultas Seni, Desain, dan Arsitektur UNSW dengan pengalaman industri lebih dari 10 tahun dalam menyediakan tempat kerja yang bergengsi dan memenangkan penghargaan. Penelitiannya menyelidiki dampak perilaku dari desain tempat kerja, kinerja fisik dan pengalamannya. Dia duduk di Penasihat Konsep Gerakan IWBI, panel referensi ahli Fit-out Dewan Bangunan Hijau Australia, dan memimpin proyek tempat kerja di Lab Lingkungan Berkelanjutan dan Sehat (SHE) di Universitas Melbourne.
• Christhina Candido adalah profesor madya di Fakultas Arsitektur, Bangunan, dan Perencanaan Universitas Melbourne, tempat ia memimpin Lab SHE (Lingkungan Berkelanjutan dan Sehat). Penelitiannya menjembatani kesenjangan antara desain dan kinerja dari perspektif pengguna akhir. Dia adalah Penasihat Riset Global IWBI dan anggota Fakultas WELL.
• Samin Marzban adalah dosen di Fakultas Teknik Sipil, Pertambangan, Lingkungan dan Arsitektur di Universitas Wollongong, Australia. Penelitiannya berfokus pada Kualitas Lingkungan Dalam Ruangan, Evaluasi Pasca Hunian, desain berbasis kinerja, optimalisasi, dan efisiensi energi. Sebagai anggota SHE Lab, dia memimpin makalah pemenang penghargaan yang berfokus pada tempat kerja di Australia. Penelitian ini didanai oleh Pemerintah Australia melalui skema pendanaan Discovery Projects Australian Research Council (proyek DP190100705) dan Alastair Swayn Strategic Research Grant.